这儿有一份奥美《AE的日常基本动作》,年轻的广告人你做到了吗?

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最近一直在收拾整理过去的资料文件,无意中翻到了2012年离开奥美时的箱子,里头有一份奥美《AE的日常基本动作》。看着这一条条守则,回首当年做Intern,做AE时的日子,感觉一切都还历历在目。

其实做一名合格的AE,是有很大学问的。AE在广告公司中的角色虽然处于最底部,但其作用不可小觑。我做AE时,我们的BD(事业总监)总跟我说,不是他给我安排工作,而是我给他安排工作。一名合格的AE,不仅要对外应付得了客户和第三方vendor,还需要对内沟通各种流程问题,从创意部到财务部到行政部,每一个部门几乎都需要打交道。

这份《AE的日常基本动作》对我个人的成长非常有帮助,建议每一个新入行的年轻广告人,甚至是每一个加入职场的新人,都应该好好收藏,并仔细研读。

一、与客户开会

约会,并发会议通知,同时确认所有与会人员都收到会议通知无误。

召集开会人员出门或至会议室,确认所有与会人员都准时到达并知道会议内容(如:讨论之议题及当天会议流程等)。

如有3rd party与会,必须在出发前确认对方行程无误。

准备会议中会用到或可能会用到之材料、资料(前次会议contact report/前次提案稿件/ estimate / working schedule)并确认会议室的设备符合会议要求(如在客户端开会也应先行电话确认)。

客户抵达前准备会议室、agenda(器材小check、纸笔准备),并在门口等候客户,在开会前10分钟若客户尚未抵达,先行以电话确认客户的状态掌握客户的行踪,并同时再度提醒与会所有人员会议即将开始或被delay的确切时间。

客户抵达后招呼茶水,如果会议时间安排在用餐时,应一并考虑是否准备点餐以利会议进行。

会议进行中做会议记录。

会议进行中应付会场之不时之需,如:开关灯、加茶水……电脑或放映机位置的调整甚至冷暖气的温度控制……etc.

会议中尽量不要接手机,要用电话讨论请至会议室外讲。

会议后两天之内经老板确认之后发出会议记录(contact report)。


二、工作

听取客户之briefing,并确认工作的紧急程度。

消化讯息并与客户澄清任何不明讯息,之后针对客户需求及内部流程提出该项工作可行的working schedule。

收集所有必要讯息资料,撰写工作卡/creative brief(由AM及业务主管和策略共同approve)工作卡由AM及业务主管过目approve。

Brief相关部门人员及主管,并请发工作卡/creative brief ,决定internal review及件日期(约客户之宽容时间要考虑进去)。

工作到期日前数日起主动关心工作进度,并给予必要支援。

工作完成日取件,并与工作单check是否符合brief。

工作给业务主管过目,以决定是否需要修改,:

工作若无问题则约时间提给客户(英文作业客户―中文文案需翻译成英文,并先给英文老师过目)。


三、档案管理

完整保留所有作业相关书面档案,并标明文件相关讯息(时间/project name...)并循已建立之档案系统归档。

尽可能于电子档外另行保留一份hard copy。

以明确的档案/folder名称进行电子档存档。

档案名及路径标明于文件页首以便其余同仁能迅速地在公档找到该份文件。

若同一个客户有数个AE,请先对档案管理达成共识(例如:归档顺序、档名等等需统一)。


四、文件书信撰写

务必每天细读所有相关email并做适当回复。

除非获得直属主管指示,所有文件/书信完成后均应由主管确认以确保作业品质。

善用spelling check等工具。

使用email交寄档案前务必养成确认档案正确与否再寄出的习惯。

撰写email时需使用适当的信件标题,以及copy主管,team members与客户端的团队,让双方作业team沟通管道没有断层。

请注意收件人顺序及需CC的人,若不确定请与主管确认。

发送email时可设定回函(receipt)功能以便掌握讯息是否被阅读。

书写商务信件时,请力求遣词用字正式与得体。

重要信件必须留备份一一无从判断时请询问主管。

Email、转真、快递等寄出后,必须主动以电话确认对方已收到。

请随时check email,并避免因没填tmesheet而email被锁住,请勿让自己成为team中最后知道工作讯息的人。


五、时间管理

会议之前务必预留足够时间准备,包含路程时间的计算/并提醒相关人员准时参加。

正式上班时间为9:00,除非前一天加班,与主管讨论后可弹性修正上班时间。

每一个工作时程的时间点需要确实掌握,并需先与各相关单位同事确认此时间设定的可行性。

务必确实控制internal review的时间点一一以提案三天前reⅵew为最理想方式。

建议用things to do管理当天工作。


六、财务管理

控制工作成本,任何外发工作事先取得客户同意估价

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